CORRESPONDIENTE
AL CONTRATO DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA ("CONTRATO") CELEBRADO EL 12 DE Febrero DE 2014 POR Y ENTRE ACCENTURE, S.C. UNA
SOCIEDAD CIVIL, REPRESENTADA POR CHARLES
BALL ZONENSEIN ("ACCENTURE") Y BIMBO , UNA SOCIEDAD MERCANTIL
REPRESENTADA PORABEL DE JESUS TERAN MARTINEZ(indistintamente
EL "CLIENTE “O “BIMBO”), DE CONFORMIDAD CON LAS SIGUIENTES DECLARACIONES Y
CLÁUSULAS:
ORDEN DE SERVICIO
No. 001
Este Anexo FORMA PARTE DEL CONTRATO mARCO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO celebrado
en fecha [Fecha del contrato] entrE Bimbo,
s.a. de c.v. “EL CLIENTE”) y aCCENTURE (“LA PRESTADORA DEL SERVICIO”).
1. ANTECEDENTES.
Derivado de la propuesta “Diseño Base del proyecto PIAM“Planeación Integrada de Atención al
Mercado” acordada por los líderes
de proyecto de las partes, referente a la prestación de los servicios con
relación a Planeación de Ventas y
Operaciones se elabora y acuerda la presente Orden de Servicio.
El Alcance aquí descrito corresponde, de forma general, a
los Servicios de Consultoría correspondientes al:
·
Valoración de Brechas (Fit Gap) Funcional de la
Tecnología para la implementación de la plataforma definitiva que soportara los
procesos de Planeación de la Demanda, Planeación del suministro, y el S&OP
para Bimbo México.
·
Análisis de los Datos requeridos para la operación de los
procesos de Planeación de la Demanda, Planeación del suministro, y el S&OP
para Bimbo y para el correcto uso de la Tecnología considerada en la solución
de la plataforma definitiva propuesta.
·
Análisis de la integración de las Aplicaciones Actuales
de Bimbo y la Tecnología propuesta que soportará procesos de Planeación de la
Demanda, Planeación del suministro, y el S&OP para Bimbo México.
·
Análisis de la Infraestructura tecnológica requerida para
el correcto soporte de la operación de la tecnología propuesta, durante el
desarrollo del proyecto y la preparación de su salida a producción y despliegue
en las cuatro regiones de Bimbo S.A. en México.
·
Análisis de la gestión del Cambio requerida para la
aceptación de la nueva solución a implementar en la Bimbo México.
·
Análisis de interdependencias con otros proyectos y El
control del proyecto (PMO) y actualización del caso de Negocio.
2.1. Alcance Geográfico y Organizacional
2.2.
Alcance Funcional y procesos
Los procesos funcionales considerados como base para la
implementación de la tecnología son los procesos definidos y validados por el
negocio y que se encuentran en el “Anexo de Procesos” y consisten en:
1.
Diagrama de Planeación de la Demanda
2.
Mapa de Procesos Plan de Transporte
3.
Mapa de Procesos Programa de Transporte
4.
Mapa de Procesos Ejecución DRP
5.
Mapa de Procesos DRP
6.
Requerimientos de Abasto
7.
Planeación Requerimientos de Materiales
8.
Mapa Procesos MPF
9.
Flujo de Programación Producción
10.
Proceso de Planeación de Inventarios Producto Terminado
11.
Proceso de Planeación de Inventarios Materia Prima
12.
Proceso control de Inventarios.
13.
Mapa de Procesos S&OP
14.
Inserción de Modelos Predictivos en el plan de demanda.
2.3.
Requerimientos Funcionales.
Derivado de la definición de procesos se han considerado
los requerimientos funcionales incluidos en el archivo: (RFP-SOPVFinal)
presentados que se adjuntan como Anexo 2 de este documento. Y que deberán ser analizados
para calificar si son soportados por la solución tecnológica propuesta o deberán considerarse las soluciones
requeridas para cumplir las brechas identificadas a satisfacción del negocio.
2.4.
Alcance Implementación de la
plataforma tecnológica definitiva.
La tecnología considerada como parte de la solución para
atender los procesos definidos durante la Fase I del Proyecto S&OP y los
requerimientos identificados es la siguiente:
|
Modelos Predictivos
|
•
*Demantra
Demand Management.
• *Demantra Advanced
Forecasting and Demand Modeling
• *Real Time S&OP
• *Inventory Optimization
• *Advanced Supply chain Planning.
•
También se deberán analizar las herramientas actuales
de Bimbo que están consideradas para soportar los procesos de Planeación de la
Demanda, Planeación del Suministro y el S&OP.
•
*S.N:O
•
**ERP (PO, INV, OTM)
•
Análisis de requerimientos a desarrollar en **Qlik
View reportes requeridos para S&OP y toma de decisiones.
•
Se deberán Integrar las herramientas de Oracle
*(SCP-EBS-OTM)(SOA) y las herramientas de Oracle con los **Sistemas Actuales de
Grupo Bimbo de acuerdo al siguiente detalle de intercambio de Información:
** Responsabilidad Accenture, * Responsabilidad BIMBO
El enfoque para desarrollar el diseño base de la PIAM
(Planeación Integrada Atención al Mercado)
se basa en el desarrollo de talleres de trabajo que nos permitirán
validar y complementar los procesos y requerimientos funcionales documentados
como parte de la Fase I del Proyecto PIAM, estos talleres tendrán como objetivo
principal, identificar como la tecnología definida podrá soportar los procesos
de PIAM y definir los requerimientos de datos, integración, arquitectura
tecnológica y cambios al modelo operativo propuesto en la Fase I que permitirán
cumplir con los objetivos de negocio planteados por BIMBO. Para esto
consideramos desarrollar las siguientes actividades y entregables.
2.4.1.
Planeación Talleres Homologación
de Procesos
Tiene como objetivo
identificar y planear los talleres requeridos para obtener los requerimientos
funcionales que deberán ser soportados por las nuevas tecnologías a implementar
para soportar la PIAM en BIMBO.
Principales Actividades:
•
Analizar los procesos de Negocio definidos.
•
Identificar Talleres Requeridos respecto de los procesos
por homologar.
•
Identificar Participantes por taller
•
Áreas Funcionales de Negocio
•
Tecnología de Información
•
Expertos de Negocio.
•
Expertos Tecnología
•
Experto Datos
•
Experto Integración.
•
Preparación de materiales para el desarrollo del taller
•
Preparación de la logística para desarrollar el taller
Entregables:
•
Documento que Contiene: (Ejemplo entregable)
•
Materiales para la ejecución del Taller
•
Invitación para los participantes del Taller
•
Logística para desarrollar el taller.
2.4.2.
Talleres de Homologación de
Procesos
Tiene como objetivo
ejecutar los talleres de homologación de procesos para obtener los
requerimientos funcionales que deberán ser soportados por las nuevas
tecnologías a implementar para soportar la PIAM en BIMBO.
Principales Actividades
•
EjecutarTalleres
•
Presentación de materiales del taller
•
Análisis de la homologación de los procesos de ejecución
para todas las categorías de Bimbo
•
Identificar brechas respecto del proceso definido
•
Identificar requerimientos de datos para todas las
categorías
•
Identificar requerimientos funcionales y temas a resolver
•
Definir Homologación final del Proceso
•
Obtener Validación de los participantes
Entregables:
•
Documento que Contiene: (Ejemplo entregable)
•
Procesos Homologados validados por los participantes
•
Requerimientos funcionales para ser soportados por la
tecnología propuesta.
2.4.3.
Valoración de Brechas (Fit Gap)
Herramientas Oracle
(Demantra, SNO, ASCP, Herramientas Actuales BIMBO)
(Demantra, SNO, ASCP, Herramientas Actuales BIMBO)
Tiene como objetivo
evaluar los requerimientos funcionales definidos por los procesos de Negocio de
acuerdo a la tecnología, identificando los GAP´s que no pueden ser atendidos
por el estándar de la tecnología propuesta, y con esto determinar el esfuerzo
requerido para implementar la solución tecnológica definitiva que soporte la
PIAM en BIMBO.
Principales Actividades:
•
Analizar los procesos de Negocio definidos.
•
Identificar Procesos
•
Conducir Workshop de procesos
•
Identificar los requerimientos para la aplicación que los
soportará.
•
Identificar requerimientos de información e interfaces
•
Identificar requerimientos de Control y Seguridad
•
Priorizar requerimientos
•
Establecer Matriz de trazabilidad de requerimientos
•
Evaluar brechas proceso-tecnología.
•
Identificar brechas en la tecnología para soportar el
proceso
•
Definir requerimientos para solucionar las brechas
•
Analizar Roles de Usuario (Manejo del Cambio)
•
Definir Inventario de RICEFW´s*
•
Documentar Inventario de Reportes, Interfaces,
Conversiones, Mejoras, Formas, Workflows.
•
Analizar la Integración de la Solución
•
Definir Flujo de los datos en el sistema
•
Definir datos claves para la integración
Principales Entregables: (Ejemplo entregable)
•
Documento que Contiene:
•
Valoración de Brechas (Fit Gap) Solución Tecnológica
•
Inventario de RICEFW´s
•
Estimación Construcción de brechas identificadas}
2.4.4.
Valoración de Brechas (Fit Gap)
Datos
Tiene como objetivo identificar los requerimientos de
información y datos requeridos por la definición de procesos y nuevas
tecnologías a implementar para soportar la PIAM en BIMBO.
Principales Actividades
•
Analizar los procesos de Negocio definidos.
•
Identificar Procesos
•
Conducir Workshop de procesos
•
Identificar los requerimientos para la aplicación que los
soportará.
•
Identificar requerimientos de información e interfaces
•
Identificar requerimientos de Control y Seguridad
•
Priorizar requerimientos
•
Establecer Matriz de trazabilidad de requerimientos
•
Evaluar brechas proceso-datos.
•
Identificar brechas en los datos para soportar el proceso
•
Definir requerimientos para solucionar las brechas
•
Definir Inventario de RICEFW´s*
•
Documentar Inventario de Conversiones.
•
Analizar la Integración de la Solución
•
Definir Flujo de los datos en el sistema
•
Definir datos claves para la integración
Principales Entregables: (Ejemplo entregable)
•
Documento que contiene:
•
Objetos Clave de Datos
•
Diagrama de Flujo de Datos en el sistema.
•
Estimación esfuerzo requerido para tener la Calidad de
Datos requerida para uso de la solución definitiva.
La información a migrar en el nuevo sistema será
conformada por aquellos datos requeridos para iniciar la operación del nuevo
sistema, considerando la migración de datos históricos (2 años Información de
la Demanda).
Accenture será responsable de:
·
Apoyar en la definición de la estrategia de migración de
datos, en la cual se indicará cuál es el proceso de migración (manual o
automático), Identificar fuentes de datos y la planeación de actividades
requeridas para completar y/o limpiar datos.
·
Proveer los formatos de datos (layouts) requeridos para
la carga de datos a ORACLE
·
Analizar esfuerzo de preparación de las herramientas
definidas para carga: Data Loaders y Open Interfaces de Oracle.
GRUPO BIMBO será responsable de:
·
Definir la estrategia de migración de datos en la cual se
indicará cuál es el proceso de migración (manual o automático), Identificar
fuentes de datos y la planeación de actividades requeridas para completar y/o
limpiar datos.
·
Identificar los criterios y procesos de control
requeridos para los datos
·
Analizar y estimar el esfuerzo de transformar y traducir
los datos requeridos por las definiciones en Oracle
·
Analizar y estimar esfuerzos para completar los datos que
sean requeridos por el sistema Oracle.
·
Analizar y estimar los esfuerzos de cargar los datos al
sistema productivo.
·
Analizar y estimar los esfuerzos para desarrollar los
programas de conversión requeridos para convertir la información de sus
sistemas a la nueva plataforma de Oracle.
·
Analizar y estimar los esfuerzos para enriquecer los
elementos necesarios para complementar los datos maestros requeridos por
Oracle.
Las partes entienden que hay un proyecto de depuración y
homologación de datos en progreso. Es crítica la alineación entre ambos equipos
para que los entregables estén sincronizados de acuerdo al plan de trabajo.
Las tareas relacionadas con la Conversión de datos están
focalizadas en cinco rubros principales:
1.
Armonización de Códigos
2.
Limpieza de Datos
3.
Conversión de Datos
4.
Enriquecimiento de Datos
5.
Gobernabilidad de Datos
Los cuales se detallan a
continuación:
La Armonización de Códigos busca la estandarización de
los datos maestros como base de comunicación entre las diversas aplicaciones y
áreas de la empresa, consiste en conseguir definiciones únicas de datos
maestros en toda la organización para evitar que un mismo producto tenga diferentes:
qué campos se deben utilizar y para qué
a)
Limpieza de datos:
·
Corregir formatos
·
Eliminar duplicados, obsoletos o inactivos
·
Mala utilización de los campos
b)
Conversión de Datos
Definir fuentes
de información y mapeo de datos para llevar a cabo la estandarización de los
datos en Bimbo para soportar los procesos de planeación integrada definidos y
que serán soportados por la nueva tecnología propuesta.
c)
Construcción de datos -
para aquellas nuevas capacidades que se están implantando se requerirá
la complementación de datos que en la actualidad no se están utilizando o no se
tienen.
La Gobernabilidad de Datos deberá ser definida por BIMBO
y deberá incluir la organización, procesos, roles y responsables de mantener
una calidad de datos maestros que permita la operación óptima del negocio, y
estará alineada al modelo de Gobierno del Proyecto.
Los aspectos clave a considerar en estas tareas son:
·
El 80% del esfuerzo es depurar y preparar; el otro 20% es
la carga y revisión final antes de operar con el nuevo sistema.
·
La responsabilidad de la depuración de datos y
preparación corresponde al 100% a las áreas de negocio de Grupo Bimbo, dado que
los usuarios son los que conocen los datos y si éstos siguen siendo válidos.
·
Es clave la participación de Sistemas de GRUPO BIMBO para
identificar (mapear) los datos actuales en los sistemas u hojas de Excel con
los requerimientos de Oracle, sin embargo, la calidad sigue siendo
responsabilidad del usuario final
· La
preparación de los datos es responsabilidad de Grupo Bimbo, siendo éste uno de
los temas más críticos para el éxito de las implementaciones de Oracle. Es por esto que la preparación de los datos
debe comenzar desde el primer día del proyecto.
2.4.5.
Valoración de Brechas (Fit Gap)
Integración
(SOA-Aplicaciones Actuales Bimbo)
(SOA-Aplicaciones Actuales Bimbo)
Tiene como
objetivo identificar los requerimientos de integración de las aplicaciones
propuestas y las aplicaciones actuales de Bimbo requeridas para soportar la
PIAM en BIMBO.
Principales
Actividades:
•
Analizar los procesos de Negocio definidos.
•
Identificar Procesos
•
Conducir Workshop de procesos
•
Diseñar Flujos de procesos detallados (Actividad)
•
Identificar los requerimientos para la aplicación que los
soportará.
•
Identificar requerimientos de información e interfaces
•
Identificar requerimientos de Control y Seguridad
•
Priorizar requerimientos
•
Establecer Matriz de trazabilidad de requerimientos
•
Evaluar brechas proceso-tecnología.
•
Identificar brechas en la tecnología para soportar el
proceso
•
Definir requerimientos para solucionar las brechas
•
Analizar Roles de Usuario (Manejo del Cambio)
•
Definir Inventario de RICEFW´s*
•
Documentar Inventario de Reportes, Interfaces,
Conversiones, Mejoras, Formas, Workflows.
•
Analizar la Integración de la Solución
•
Definir Flujo de los datos en el sistema
•
Definir datos claves para la integración
Principales
entregables: (ejemplo entregable)
•
Documento que contiene:
•
Estrategia de la Integración
•
Estimación Construcción de Brechas de Integración
Identificadas
2.4.6.
Valoración de Brechas (Fit Gap)
Arquitectura Tecnológica
•
Identificar requerimientos Técnicos
•
Revisar Requerimientos de Infraestructura de la Solución
a alto nivel.
•
Identificar Requerimientos Técnicos para Desarrollo,
Pruebas, Datos, Entrenamiento
•
Identificar Requerimientos Técnicos para la Operación.
•
Complementar información para proveedores de hardware y
Software para desarrollo del sizing respectivo (Hardware, software,
telecomunicaciones)
•
Evaluar estado de la tecnología actual vs. crecimiento
proyectado.
•
Priorizar Requerimientos
•
Definir Arquitectura de la Aplicación
•
Identificar Capacidades Proporcionadas por Oracle
•
Identificar Servicios Prestados de Aplicaciones Actuales
•
Identificar Requerimientos de Externalización de
Aplicaciones Oracle
•
Especificar Arquitectura de aplicaciones.
•
Especificar Dependencias Externas
•
Mapear Arquitectura de la Aplicación con la Arquitectura
Técnica
•
Definir Arquitectura Técnica
•
Especificar Ambiente de Desarrollo
•
Especificar Ambientes de Operación
•
Evaluar Brechas en la Arquitectura Técnica
•
Identificar Brechas de la Arquitectura Técnica
•
Definir requerimientos para solucionar Brechas
Principales
entregables: (Ejemplo entregable)
•
Documento que contiene:
•
Especificación Arquitectura Técnica requerida para operar la solución tecnológica
identificada.
•
Estimación Requerimientos Arquitectura Técnica de brechas
identificadas.
•
Diseño de estrategia de implementación Arquitectura
Técnica
GRUPO BIMBO y Accenture han acordado que el alcance
técnico será responsabilidad de Grupo Bimbo, cabe hacer mención que Accenture
soportará a BIMBO para definir la estrategia de arquitectura tecnológica para
Implementación de herramientas de Oracle y las necesidades por cambios a las
herramientas actuales de BIMBO, dicha arquitectura deberá considerar las
aplicaciones actuales y futuras (DSD, CPD, MES, EBS, Demantra, SNO,WMS, OTM,
IO,ASCP):
- Ambientes
de Desarrollo
- Ambientes
de Pruebas
- Ambientes
de Producción
- Esquema
de respaldo y administración de estas instancias.
- Aplicación
y Administración de Parches
2.4.7.
Valoración de Brechas (Fit Gap)
Modelo Operativo PIAM
Tiene
como objetivo identificar impactos a la Organización derivados de la definición
del nuevo modelo operativo (Anexo 3) y de las nuevas tecnologías a implementar
para soportar los procesos de PIAM de Grupo Bimbo.
Entendemos que para entender los principales cambios e
impactos al el modelo operativo definido se deberán desarrollar las siguientes
actividades y entregables.
Principales
Actividades:
•
Identificar cambios e impactos a la organización.
•
Clasificar Impactos del cambio.
•
Documentación de estrategia de gestión del cambio
•
Propuesta de Modelo Operativo para Bimbo México
•
Documentación de Roles y Responsabilidades para los
procesos de la planeación Operativa y Ejecución de las categorías
Principales
entregables: (Ejemplo entregable)
•
Documento que Contiene:
•
Análisis de impactos para Bimbo México.
•
Propuesta de Modelo Operativo para la operación de los
nuevos procesos definidos con el uso de la nueva herramienta tecnológica.
El modelo de Gestión del Cambio a utilizarse en el Proyecto
aquí detallado se compone de cuatro dimensiones interrelacionadas con una
visión integral del proyecto:
La estrategia de gestión del cambio para el Proyecto Diseño
Base PIAM en BIMBO contempla el trabajo conjunto entre el equipo que GRUPO
BIMBO asigne al proyecto y Accenture; para realizar las siguientes actividades
por dimensión:
·
Patrocinio y adopción, Se desarrollará una estrategia de
patrocinio y alineación ejecutiva con los objetivos y alcance del proyecto.
·
Comunicación: Se desarrollará una estrategia general para
la difusión de los mensajes importantes a la organización de GRUPO BIMBO para
el programa de transformación, adecuada a las diferentes audiencias
identificadas, seleccionando en conjunto el mejor medio para transmitir a cada
audiencia. En esta tarea Accenture soportará a GRUPO BIMBO en la elaboración de
los mensajes de comunicación, apalancándose de los medios disponibles en Grupo
Bimbo.
·
Capacitación: Accenture desarrollará la estrategia general
de capacitación basados en las capacidades internas de GRUPO BIMBO para
ejecutar las sesiones de capacitación de acuerdo a los resultados del impacto a
la organización por el cambio en el uso de la tecnología; el enfoque de
capacitación se basará en la formación a instructores internos de GRUPO BIMBO,
quienes ejecutarán la capacitación a los usuarios finales, siguiendo el enfoque
propuesto por Accenture para una
adecuada asimilación, el cual consiste de cuatro bloques: enfoque al cambio,
introducción al sistema, enfoque en procesos y enfoque en sistemas. Si bien el
enfoque de Accenture es “train the trainers” (formar entrenadores para que
estos a su vez entrenen a otros), Accenture
apoyará puntualmente a GRUPO BIMBO en aquellos cursos en que se requiera apoyo adicional por parte
de los recursos de Accenture, naturalmente sin poner en riesgo otras
actividades críticas del proyecto, entendiendo que el mejor resultado se
obtiene si la mayor parte de los instructores son del negocio.
·
Organización: Accenture apoyará a GRUPO BIMBO en la
elaboración de un análisis de audiencias y de impactos, el cual fungirá como uno de los principales insumos
de la estrategia de cambio, también soportará a GRUPO BIMBO en la definición de
los roles que el equipo funcional realice.
Adicionalmente Accenture organizará un taller para revisar ejemplos de
estructuras organizacionales estándares de referencia (definidas por
Accenture), que le permita a GRUPO BIMBO realizar el diseño que sea más
adecuado para su nuevo modelo de negocio. No se contempla ningún tema de dimensionamiento
o perfilado de puestos.
El
alcance de Gestión del Cambio contempla que Accenture provea a GRUPO BIMBO el
soporte de Gestión del Cambio y la preparación del equipo en la disciplina de
Gestión del Cambio a través de la definición y ejecución de las actividades en
conjunto durante todas las etapas del proyecto. Los materiales y entregables
generados se utilizarán por GRUPO BIMBO para acompañar el esfuerzo de cambio en
el despliegue a nivel México.
2.4.8. Valoración de Brechas (Fit Gap) PMO/Captura de Valor
Principales actividades
•
Seguimiento y control detallado del proyecto.
•
Generación de reportes de avance y desempeño
•
Documentación de problemas y riesgos
•
Promoción de toma de acciones de mitigación de problemas
y riesgos
•
Identificación de impactos al caso de negocio.
•
Análisis de Proyectos en desarrollo en Bimbo con posibles
impactos al proyecto.
•
Preparación estrategia propuesta de implementación de la
Solución definitiva.
Principales Entregables: (ejemplo entregable)
•
Documento que Contiene:
•
Plan de trabajo del proyecto.
•
Reportes de avance y desempeño del proyecto
•
Actualización del caso de negocio de acuerdo a resultados
Análisis Valoración de Brechas (Fit Gap).
•
Estrategia de Implementación Solución Viable Definitiva
(Alto Nivel)
Se utilizará durante esta fase del proyecto el marco
metodológico de Administración de Programas y Proyectos de Accenture como
referencia para las actividades y entregables.
En cuanto a Gestión del Programa, el cual se acota en la sección de Actividades Clave y
Entregables, el alcance es el siguiente:
|
Actividades
|
Responsabilidad
|
|
Gestionar el
proyecto utilizando procesos definidos en la fase de planeación descritos en
el plan de trabajo.
|
Grupo Bimbo/ Accenture
|
|
Gestionar los
riesgos y asuntos pendientes del proyecto para promover que el proyecto
cumple con los objetivos de negocio y las expectativas de los patrocinadores.
|
Grupo Bimbo/ Accenture
|
|
Gestionar la
participación de los patrocinadores y personal de Grupo Bimbo, contribuyendo
a un efectivo involucramiento para realizar las actividades asignadas en el
tiempo requerido (ej. Revisiones de entregables, validaciones y toma de
decisiones).
|
Grupo Bimbo
|
|
Proveer
soporte necesario para que los patrocinadores logren cumplir con los
objetivos del proyecto.
|
Grupo Bimbo
|
|
Gestionar el
alcance, calidad, esfuerzo, calendarización, y riesgos durante todo el
proyecto.
|
Grupo Bimbo/ Accenture
|
|
Identifica
las estrategias y acciones apropiadas para mitigar riesgos, documentando el
análisis de riesgos, decisiones, en casos donde el proyecto ha sufrido un
impacto por los mismos.
|
Grupo Bimbo/ Accenture
|
|
Asegurar la
utilización de métodos, estándares y alcance del proyecto.
|
Grupo Bimbo/ Accenture
|
Las principales actividades de la Metodología de
Administración del proyecto son las siguientes:
Durante la etapa de planeación se
establecerá en conjunto entre GRUPO BIMBO y Accenture el Gobierno del Proyecto,
en el cual se establecerán las reglas que definirán lo siguiente:
•
Definición de responsables por segmentos del proyecto y
su participación en los workshops y aprobación de los procesos
•
Definición de un proceso claro de niveles de escalamiento
y toma de decisiones que asegure un funcionamiento rápido y efectivo, así como
la acotación de los tiempos estándares de validación y resolución de issues.
•
Involucramiento del Comité Ejecutivo/Directivo del
Proyecto y la participación efectiva de los niveles ejecutivos corporativos y
locales en el proyecto con responsabilidades definidas incluyendo la
participación en los tiempos previstos para cada una de las etapas del
proyecto.
El modelo de Gobierno será aplicable a todos los
involucrados y sin excepciones a lo largo del proyecto, todo será administrado
por la oficina de programa.
·
Oficina de Gestión del Proyecto (PMO)
La administración del Proyecto se entiende en el presente
Anexo Técnico como la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y
para reportar el avance, gestionar el alcance, los asuntos pendientes y riesgos
dentro del proyecto.
·
Gestión del Alcance
El presente Anexo Técnico y sus estimaciones se han
realizado considerando la información recibida por GRUPO BIMBO TI la cual
podría sufrir cambios, por lo que tanto Accenture como GRUPO BIMBO están de
acuerdo en gestionar de manera conjunta y coordinada el alcance del Programa
para que este permita a GRUPO BIMBO lograr los objetivos establecidos en su
definición.
En caso se identifique la necesidad de ir más allá de los
alcances inicialmente definidos, o que para facilitar el éxito del Programa,
Accenture deba llevar a cabo actividades inicialmente no previstas en el
alcance de sus servicios, ambas partes se comprometen a analizar posibles vías
de solución que mantengan el Programa dentro del alcance inicialmente definido
y, en caso de no poder lograrlo, a negociar una solución basada en un enfoque
ganar-ganar que resulte satisfactoria para ambas compañías, para lo cual ambas
partes autorizarán una orden de cambio.
En cualquier caso, Accenture no iniciará actividades
fuera del alcance previsto en este Anexo Técnico sin antes contar con la
autorización formal de GRUPO BIMBO a través de una orden de cambio.
·
Gestión de Riesgos y Asuntos Pendientes
La Gestión de Riesgos y Asuntos Pendientes para efectos
del presente Anexo Técnico es el reconocimiento, evaluación y control de las
incertidumbres que pueden resultar de retrasos, sobrecostos, problemas de
desempeño, impactos y otras consecuencias no deseadas. El seguimiento de
riesgos y asuntos pendientes es el proceso por el cual el equipo de proyecto
monitorea y controla los riesgos y asuntos pendientes identificados. Es
necesario dar seguimiento a los riesgos y asuntos pendientes, discutirlos con
los patrocinadores o líderes apropiados durante las reuniones de estatus y
definir acciones para gestionarlos.
La Gestión de Riesgos y Asuntos Pendientes se realizará
en forma proactiva por el Liderazgo del Proyecto (GRUPO BIMBO y Accenture). Los riesgos y asuntos
pendientes serán rastreados en una base de datos común, y serán supervisados
por el Liderazgo del Proyecto para garantizar una rápida resolución. El
Liderazgo del Proyecto tiene la facultad de trabajar con el negocio para
resolver los riesgos y asuntos pendientes, así como dar seguimiento a la
ejecución de las acciones definidas para mitigarlos o resolverlos. Si el
Liderazgo del Proyecto no puede llegar a un acuerdo sobre un plan de solución,
el(los) riesgos y/o asuntos pendientes se someterán al Comité de Dirección del
Proyecto para la toma de decisiones correspondientes.
Al inicio del programa se definirá un esquema de
Escalamiento de Riesgos y Asuntos Pendientes que permita dar a las decisiones
que deben tomarse en un Programa de esta naturaleza la velocidad necesaria para
que no se vean afectadas las actividades que deben desarrollar los equipos de trabajo
que le dan sustento. Entre otras características, este mecanismo de
escalamiento contemplará que si luego de presentadas, y pasados 5 días, no se
toman las decisiones necesarias para el correcto desempeño del proyecto, éstas
se escalarán al máximo nivel de cada compañía.
Tanto GRUPO BIMBO
como Accenture deberán tener una alta capacidad de toma de decisiones
dentro de plazos estrictos, a fin de evitar un impacto negativo sobre plazos y
costos del proyecto. A continuación presentamos los tiempos que consideramos
para la resolución de asuntos pendientes y envío de información solicitada,
para los equipos de ambas partes:
- Decisiones
a nivel de trabajo en equipo - de manera inmediata. De lo contrario,
comunicarse con la Gerencia del Proyecto;
- Decisiones
a Nivel de la Gerencia del Proyecto – 2 días. De lo contrario,
comunicarse con el Comité Directivo del Proyecto;
- Decisiones
a nivel del Comité Directivo del Proyecto - 5 días laborales
- En caso de
aparecer un Asunto Pendiente que por su complejidad o coyuntura no pueda
ser resuelto en los plazos indicados, deberá de convocarse a reunión de
inmediato al Comité Directivo del proyecto, de manera que se tome una
decisión sobre su gestión de manera inmediata (máximo 2 días).
Los retrasos en la resolución de riesgos y/o asuntos
pendientes críticos pueden tener impacto en el alcance, cronograma y/o costos
del proyecto por lo que deberán gestionarse proactivamente por ambas partes
(GRUPO BIMBO y Accenture). Las acciones
definidas para cerrar los riesgos y/o asuntos pendientes que exijan cambios al
cronograma, alcance y/o costos del proyecto, se documentarán con el Proceso de
Control de Cambios.
Adicional a otras premisas que se han descrito en el
presente documento, Accenture se ha basado en las siguientes consideraciones
para definir la estimación de esfuerzo requerida para realizar el este
proyecto:
1.
GRUPO BIMBO deberá comprometer recursos para apoyar el
desarrollo de las actividades planteadas en el alcance del Proyecto y llevar a
cabo los procedimientos de aceptación de entregables en los plazos
establecidos.
2.
GRUPO BIMBO será responsable del proceso de aceptación y
calidad de los entregables.
3.
GRUPO BIMBO entiende y conviene en que será responsable
de determinar si los servicios y Entregables que proporcione Accenture conforme
al presente, incluyendo los procesos de negocios revisados que se implanten
conforme al alcance descrito, (i)
cumplen con todas las leyes, estatutos, códigos, reglamentos y normas
federales, estatales y locales, y (ii) cumplen con las directrices internas
aplicables de GRUPO BIMBO.
4.
GRUPO BIMBO será responsable de la relación contractual
con terceros, incluyendo sus Filiales, y de garantizar que colaboren con
Accenture en los plazos establecidos en el plan de trabajo y con la calidad
esperada por el Liderazgo del Proyecto.
·
Criterios de Aceptación
Sin menoscabo de lo que se estable en el Contrato,
respecto del cual este Anexo Técnico es parte, y en especial en lo referente a
lo establecido en la cláusula sexta de dicho contrato, la presente sección
describe los criterios que se usarán para determinar la aceptación de los
entregables y la conclusión formal del proyecto.
·
Entregables
Los entregables del
proyecto serán presentados por Accenture en las fechas previstas en el plan de
trabajo para la aceptación y aprobación por parte de GRUPO BIMBO (ej. diseño de
procesos, diseño funcional de la aplicación, materiales de capacitación y prueba
de la aplicación, etc.).
La aceptación de los
entregables seguirá el siguiente procedimiento, esto sin menoscabo de lo que se
establece en el Contrato:
- GRUPO BIMBO designara un responsable de cada
entregable quien tendrá a cargo la aceptación y será la única figura
responsable ante Accenture de la prueba, validación y aceptación del entregable que se le
haya adjudicado.
- Accenture presentará a la Oficina de
Administración de Proyecto de GRUPO BIMBO (PMO) los entregables pactados
en el presente documento en la fecha correspondientes a cada entregable;
una vez presentados los entregables, la Oficina de Administración de
Proyecto de GRUPO BIMBO (PMO) firmará su recepción y serán considerados
para su pago por parte de GRUPO BIMBO
- La Oficina de Administración de Proyecto de
GRUPO BIMBO (PMO) contará con 5 días naturales para analizar el entregable
en conjunto con el Responsable del mismo y, de no estar de acuerdo con el
mismo, informar a Accenture la causa o causas por lo que lo rechaza. Una
vez transcurridos los 5 días, de no recibir Accenture observaciones por
parte de la PMO de GRUPO BIMBO y/o el Responsable del entregable a su
respecto, el entregable se considerará aceptado en su totalidad.
- En el caso en que se reciban correcciones al
entregable referido en el punto anterior, fuera de los plazos establecidos
y estas correcciones generaran impactos en los tiempos y recursos del
proyecto, se establecerá un control de cambios correspondiente a dichos
impactos.
Las aprobaciones otorgadas
por la Oficina de Administración de Proyecto de GRUPO BIMBO a los entregables
presentados y en conformidad con el liderazgo de Accenture, se considerarán
definitivas y cualquier revisión de estas aprobaciones fuera de los tiempos
marcados en este apartado impactará el cronograma y el presupuesto del
proyecto.
2.4.8.1. Captura de Valor
El equipo
de Gestión del Programa y de Líderes funcionales tendrá interacción continua
para asegurar que los Procesos sean orientados hacia métricas incluidas en el
Caso de Negocio (proporcionado por GRUPO BIMBO) y con esto facilitar la
Realización de Valor.
Dentro de
este frente se da seguimiento a los beneficios realmente capturados y se
realizan ajustes y mejoras para lograr el valor esperado del programa.
Los módulos de ORACLE que no se encuentren dentro de esta
lista se consideran como fuera del alcance del proyecto
Se encuentran cubiertos dentro del alcance los
requerimientos legales locales que ORACLE cubre de manera estándar y son una
práctica común en cada una de las geografías soportadas.
En el caso de que durante la ejecución del Programa se
identifique la necesidad de incorporar cambios en los módulos de ORACLE a
implantar, o en alcance funcional del Programa, se aplicarán los procedimientos
que conjuntamente se acordarán para la gestión del alcance del Programa y
Control de Cambios, de manera que ningún cambio de alcance funcional se podrá
incorporar en el Programa sin la autorización y acuerdo previo entre la
Dirección del Programa por parte de GRUPO BIMBO y Accenture.
A continuación se presenta el Cronograma de Trabajo para el
Diseño Base PIAM:
El análisis de estos bloques se realizará
dentro de las siguientes dimensiones de tiempo:
4. PLAN DE RECURSOS DEL PROYECTO
5.
Para la ejecución del proyecto, les proponemos un equipo
de trabajo conformado por Bimbo + Accenture, liderado por el Comité de
Dirección y coordinado por la Dirección del proyecto, organizado por funciones
y soportado por expertos del negocio de Bimbo y de consultoría de negocios de
Accenture.
Equipo de trabajo Fase 2.1
Comité directivo: Fortino Reyes, Jaime Perez, Fernando
Espejo, Rolando Ortiz
Líder del negocio: Justo Alfredo Calva Pali
Líder de sistemas: Francisco Javier Puente Ruiz, Fredy
Villagrana Campos
De acuerdo a la estructura del proyecto se indican los roles y responsabilidades para el equipo
de trabajo de Accenture; los cuales aplican de forma similar para el equipo de
Trabajo
|
Equipo
|
Principales Roles y
Responsabilidades
|
|
Comité de Dirección
|
q
Gestionar
estratégicamente la iniciativa.
q
Asignar los
recursos clave.
q
Tomar las
decisiones relativas al proyecto (issues y problemas no resueltos) y aprobar
entregables.
q
Funcionar como nexo
con el más alto nivel de la organización.
|
|
Dirección del Proyecto
|
q
Obtener los
productos del proyecto en tiempo y presupuesto.
q
Coordinar las
actividades del equipo de trabajo.
q
Ejecutar las tareas
asociadas con la Gestión del Proyecto - PMO.
q
Coordinar la
difusión y comunicación del proyecto a los diferentes niveles de la
organización.
|
|
q Controlar y asegurar la calidad de los
entregables generados.
q Garantizar que los entregables cumplan con las
especificaciones y calidad acordadas por las partesy sean acordes a los
entregables del proyecto.
|
|
|
Especialistas
Funcionales
|
q
Proveer
conocimiento experto en áreas específicos de forma puntual ante una necesidad
del proyecto
|
|
Equipo de Trabajo
Funcional
|
q
Confeccionar planes
detallados trabajo y planificar sus tareas.
q
Realizar las tareas
de levantamiento, documentación, análisis, diseño, conclusiones, construcción
y prueba de los procesos y la aplicación.
q
Identificar y
elevar issues / problemas no resueltos.
q
Realizar el soporte
post-go live
q
Soportar al equipo de Gestión del Cambio en
entrenamiento y análisis de impacto
|
|
Equipo de Tecnología
|
q
Proveer la
infraestructura de hardware y software necesaria para ejecutar el proyecto y para
los usuarios finales
q
Soportar las
definiciones Tecnológicas del proyecto
|
|
Equipo de Datos
|
q
Coordinar las
actividadesde datos
q
Definir las tareas
de limpieza, armonización y creación de datos
|
|
Equipo de Gestión del
Cambio
|
q
Ejecutar las
actividades de comunicación, gestión de patrocinadores e impacto
organizacional
q
Coordinar las
actividades de entrenamiento de los usuarios finales
|
5.2.
Equipo Propuesto de Proyecto:
A continuación se describen los principales hitos del
proyecto:
|
Nombre del Hito
|
Descripción
|
|
Inicio de Proyecto (Kick-off)
|
El equipo de proyecto conformado tanto por la consultoría como por
parte de GRUPO BIMBO inician la ejecución del proyecto
|
|
Ejecución Workshops
|
Participación de
los especialistas del negocio para la homologación de procesos de Planeación
Integrada: Planeación comercial, Planeación de la Demanda, Planeación del
Suministro y S&OP en los workshops respectivos, identificando
requerimientos funcionales y requerimientos de datos.
|
|
Análisis Valoración
de Brechas (Fit Gap) Solución tecnológica propuesta
|
Evaluación general de las brechas de la tecnología propuesta para
soportar los procesos de negocio definidos de acuerdo a las expectativas de
soporte definidas por el negocio.
|
|
Presentación
resultados Valoración de Brechas (Fit Gap) Solución Tecnológica al Comité
Directivo
|
Presentación de
las brechas identificadas para obtener autorización del Comité Directivo para
estimar los esfuerzos necesarios de desarrollo o en su caso redefinir los
procesos anteriormente definidos de acuerdo al mejor costo-beneficio para
Bimbo.
|
|
Análisis Valoración de Brechas (Fit Gap) de
Datos
|
Evaluación general de las brechas de información y datos de la
tecnología propuesta para soportar los procesos de negocio definidos de
acuerdo a las expectativas de soporte definidas por el negocio.
|
|
Análisis Valoración de Brechas (Fit Gap)
Infraestructura Tecnológica
|
Evaluación
general de las brechas de la infraestructura tecnológica propuesta para
soportar los procesos de negocio definidos de acuerdo a las expectativas de
soporte definidas por el negocio.
|
|
Análisis Valoración de Brechas (Fit Gap)
Gestión del Cambio
|
Evaluación general de las brechas en la organización para soportar los
procesos de negocio definidos de acuerdo al nuevo modelo operativo definido
para Bimbo México.
|
|
Presentación Final Comité directivo
|
Consolidación de
resultados y actualización del caso de negocio para presentar al comité
directivo la estrategia viable de implementación de la solución tecnológica
propuesta.
|
|
Actividad
|
Responsabilidades
|
|||||
|
Aprobación
|
Directa
|
Ejecución
|
Apoyo
|
|||
|
Preparación
de Workshop Análisis Valoración de Brechas (Fit Gap)
|
||||||
|
Planeación
y Movilización de las Sesiones
|
||||||
|
Planificar las sesiones de trabajo
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
||
|
Identificar al personal clave a participar
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
||
|
Convocar las entrevistas y reuniones de trabajo
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
||
|
Preparar el material para las sesiones
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
Accenture
|
GRUPO BIMBO
|
||
|
Movilizar al equipo de GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
||
|
Análisis Valoración de
Brechas (Fit Gap)Funcional-Tecnología(Proceso
de Negocio-Categoría-Canal)
|
||||||
|
Analizar
los procesos actuales de negocio (AS IS)
|
GRUPO
BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
||
|
Análisis
Requerimientos Funcionales soportados por:
• Demantra, ASCP, IO
• SNO
• ERP (Inv-Po)
• DSD
• CPD
• MES
• OTM
• WMS
(FIT
& GAP Analysis)
|
GRUPO
BIMBO
|
Accenture/GRUPO BIMBO
|
Accenture/GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
||
|
Identificar RICEFW (informes, interfaces, conversiones,
mejoras, formas, flujos de trabajo)
|
GRUPO
BIMBO
|
Accenture/GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
GRUPO BIMBO
|
||
|
Diseñar
los procesos futuros (TO BE)
|
GRUPO
BIMBO
|
Accenture/GRUPO BIMBO
|
Accenture y GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
||
|
Análisis
de la matriz de impactos en la organización.
|
GRUPO
BIMBO
|
Accenture
|
Accenture
|
GRUPO BIMBO
|
||
|
Análisis de Datos (Procesos
de Negocio-Tecnología)
|
||||||
|
|
Análisis
requerimientos de dato de los procesos de Planeación de la Demanda, Planeción
del suministro y S&OP. Y de los requerimientos de datos de de Tecnología Propuesta:
• Demantra, ASCP, IO
• SNO
• ERP (Inv-Po)
• DSD
• CPD
• MES
• OTM
• WMS
|
GRUPO
BIMBO
|
Accenture/GRUPO BIMBO
|
Accenture/GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
|
|
|
Análisis
de requerimientos para la limpieza de
Datos
|
GRUPO
BIMBO
|
Accenture/GRUPO BIMBO
|
Accenture/GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
|
|
Análisis de Integración de Aplicaciones
|
||||||
|
|
Análisis
requerimientos de dato de los procesos de Planeación de la Demanda, Planeción
del suministro y S&OP. Y de los requerimientos de datos de de Tecnología Propuesta:
• Demantra, ASCP, IO
• SNO
• ERP (Inv-Po)
• DSD
• CPD
• MES
• OTM
• WMS
|
GRUPO
BIMBO
|
Accenture/GRUPO BIMBO
|
Accenture/GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
|
Gestión del Proyecto
|
Actividad
|
Responsabilidades
|
|||||
|
Aprobación
|
Directa
|
Ejecución
|
Apoyo
|
|||
|
Gestionar el proyecto utilizando los procesos definidos
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
Accenture
|
GRUPO BIMBO
|
||
|
Identificación y seguimiento de riesgos y asuntos
pendientes para asegurar que el proyecto cumple con los objetivos de negocio
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO
BIMBO/Accenture
|
GRUPO
BIMBO/Accenture
|
Accenture
|
||
|
Gestionar la participación de los stakeholders
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
||
|
Proveer el soporte necesario para lograr las metas del
proyecto
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO/Accenture
|
GRUPO BIMBO/Accenture
|
Accenture
|
||
|
Asegurar que las peticiones de los stakeholders son
manejadas apropiadamente
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
||
|
Balancear el alcance, calidad, esfuerzo, calendario,
presupuesto y riesgos
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO/Accenture
|
GRUPO BIMBO/Accenture
|
Accenture
|
||
|
Asegurar la aplicación de metodología, estándares y
enfoque definido
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
Accenture
|
GRUPO BIMBO
|
||
|
Implementar los procesos de aseguramiento de calidad y
actividades de revisión de calidad
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
Accenture
|
GRUPO BIMBO
|
||
Gestión del cambio
|
Actividad
|
Responsabilidades
|
|||||
|
Aprobación
|
Directa
|
Ejecución
|
Apoyo
|
|||
|
Planeación
|
||||||
|
Comunicar inicio del
proyecto
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
||
|
Análisis y Diseño
|
||||||
|
Evaluar desempeño
actual
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO
BIMBO
|
GRUPO
BIMBO
|
Accenture
|
||
|
Ejecutar el análisis
de impacto inicial
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
||
|
Analizar necesidades y
capacidades de comunicación
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO/Accenture
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
||
|
Analizar necesidades y
capacidades de capacitación
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO/Accenture
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
||
|
Analizar necesidades y
capacidades de soporte al desempeño
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
||
|
Entregable por fase
|
Responsabilidades
|
|||||
|
Aprobación
|
Directa
|
Ejecución
|
Apoyo
|
|||
|
Planificación
detallada de las sesiones de trabajo con participantes
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO/Accenture
|
GRUPO BIMBO/Accenture
|
Accenture
|
||
|
Logística para
el desarrollo del taller.
Invitación para los participantes del Taller
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
||
|
Materiales para la ejecución del
Taller
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
Accenture
|
GRUPO BIMBO
|
||
Gestión del Proyecto
|
Entregables
|
Responsabilidades
|
|||||
|
Aprobación
|
Directa
|
Ejecución
|
Apoyo
|
|||
|
Plan de trabajo
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
Accenture
|
GRUPO BIMBO
|
||
|
Reportes de avance del proyecto y aseguramiento de
calidad
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
Accenture
|
GRUPO BIMBO
|
||
|
Plan de gestión de riesgos
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
Accenture
|
GRUPO BIMBO
|
||
|
Bitácora de asuntos pendientes
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
Accenture
|
GRUPO BIMBO
|
||
|
Reporte de cierre del proyecto
|
GRUPO BIMBO
|
Accenture
|
Accenture
|
GRUPO BIMBO
|
||
|
Entregable por fase
|
Responsabilidades
|
|||||
|
Aprobación
|
Directa
|
Ejecución
|
Apoyo
|
|||
|
PMO
|
||||||
|
Documento que
Contiene:
Plan
de trabajo del proyecto.
Reportes
de avance y desempeño del proyecto
Actualización
del caso de negocio de acuerdo a resultados Análisis Valoración de Brechas
(Fit Gap).
Estrategia
de Implementación Solución Viable Definitiva (Alto Nivel)
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO/
Accenture
|
GRUPO BIMBO/
Accenture
|
Accenture
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Diseño Base PIAM
|
||||||
|
Documento que
Contiene:
Procesos Homologados validados por los participantes
Requerimientos funcionales para ser soportados por la
tecnología propuesta.
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO/
Accenture
|
GRUPO BIMBO/
Accenture
|
Accenture
|
||
|
Documento que
Contiene:
Valoración de Brechas (Fit Gap) Solución Tecnológica
Inventario de RICEFW´s
Estimación Construcción de brechas identificadas.
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO/
Accenture
|
GRUPO BIMBO/
Accenture
|
Accenture
|
||
|
Documento que
contiene:
Objetos Clave de Datos
Diagrama de Flujo de Datos en el sistema.
Estimación esfuerzo requerido para tener la Calidad de
Datos requerida para uso de la solución definitiva.
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO/
Accenture
|
GRUPO BIMBO/
Accenture
|
Accenture
|
||
|
Documento que
contiene:
•
Estrategia de la Integración
•
Estimación
Construcción de Brechas de Integración Identificadas
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO/
Accenture
|
GRUPO BIMBO/
Accenture
|
Accenture
|
||
|
Documento que
contiene:
Especificación Arquitectura Técnica requerida para operar la solución
tecnológica identificada.
Estimación Requerimientos Arquitectura Técnica de
brechas identificadas.
Diseño de estrategia de implementación Arquitectura
Técnica
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO/
Accenture
|
GRUPO BIMBO/
Accenture
|
Accenture
|
||
|
Documento que
Contiene:
Análisis de impactos para Bimbo México.
Propuesta de Modelo Operativo para la operación de los
nuevos procesos definidos con el uso de la nueva herramienta tecnológica.
|
GRUPO BIMBO
|
GRUPO BIMBO/
Accenture
|
GRUPO BIMBO/
Accenture
|
Accenture
|
||
A continuación se incluyen las premisas que se consideran
necesarias para poder llevar a cabo el Programa en los esfuerzos, plazos y
costos estimados, en donde al detectarse que alguna de ellas no podrá ser
cumplida por alguna de las partes, se deberá de realizar de forma inmediata un
análisis conjunto, medición de impactos y decisión de la línea a seguir por GRUPO
BIMBO y Accenture a su respecto.
Alcance y Estimaciones
• Las estimaciones consideradas son descritas en el alcance de este documento
• El enfoque y las estimaciones del documento
se basan en nuestros activos y aceleradores (Carga y Modelo Logístico, ABPR,
Metodología Oracle ADM) y todos los que
se utilizarán como punto de partida. Necesitaremos la ayuda de GRUPO BIMBO para obtener una
adhesión total al modelo y el entendimiento de que cualquier cambio o
adaptación del módulo propuesto esto tendrá un impacto en las estimaciones, el
tiempo, el calendario del proyecto y el costo.
• Este proyecto utilizará las funciones
estándar de Oracle. Cualquier desarrollo será necesario ser soportado por el área solicitante del negocio y se
deberá generar un documento de solicitud
de cambios.
• GRUPO BIMBOserá responsable de la Arquitectura
Tecnológica.
• Grupo Bimbo será responsable de todas las
actividades de depuración de la información
para la conversión de datos
• Sitios geográficos estarán alineados con el
modelo acordado durante la fase de diseño. Se entiende que GRUPO BIMBOse
encargará de cambiar o adaptar la infraestructura u organización en los sitios
geográficos con los requisitos necesarios (instalaciones, personal, contratos,
etc.) para lograr la integración / alineación.
• Al final de esta fase de diseño base se
confirmaran nuestras estimaciones. GRUPO BIMBOy Accenture definirán la mejor
manera de mantener el alcance y el enfoque de la propuesta original. Para
cualquier cambio se generará un documento de Solicitud de Cambio. En caso de
que exceda el umbral de los cambios, será necesario trabajar en conjunto en la
reducción del alcance adecuado.
• La gestión del proyecto que hayan
establecido y acordado por GRUPO BIMBOy Accenture será mandatorio para ambas
partes.
• La propuesta del alcance del proyecto no
considera la definición de las estrategias
de negocio de Grupo Bimbo.
• GRUPO BIMBOy otros vendedores involucrados
en este proyecto deberán estar alineados con la metodología del proyecto. GRUPO
BIMBOes responsable de validar la consistencia de los resultados (por sí mismo
y de otros proveedores) y su sincronización con el calendario del proyecto y
plan de trabajo.
• GRUPO BIMBOes el responsable de ejecutar
todos los ajustes y cambios a sus sistemas legados heredados y alinearse al
cronograma del proyecto y del plan de trabajo.
• Todos los proveedores o terceras personas
(como SSC) que tienen operaciones y actividades de mantenimiento dentro del
proyecto deben utilizar el mismo estándar para la documentación definida por el
proyecto y seguir la metodología establecida por Accenture. GRUPO BIMBOes
responsable de asegurarse de que los documentos sean consistentes.
Documentación
existente
• El equipo de Accenture tendrá acceso a la
documentación existente en cualquier otro soporte físico o lógico, necesaria para la ejecución del trabajo
y está protegida por los acuerdos de no divulgación. Accenture se compromete a
cuidar y proteger la documentación de la misma manera en que fue entregada.
Acceso
físico y lógico
• GRUPO BIMBOserá el encargado de proporcionar
el acceso físico (insignias, permisos y acceso para los ordenadores) para el
equipo de consultores.
• GRUPO BIMBOproporcionará el acceso necesario
a los sistemas.
• GRUPO BIMBOfacilitará el acceso a las base
de datos, información y cuentas de correo electrónico internas que serán necesarios
para la ejecución del proyecto.
• Con el fin de utilizar los activos de
Accenture, tanto el acceso a Internet y la red serán necesarios.
• Está fuera del alcance la adquisición de las
herramientas tecnológicas (licencias, hardware, herramientas de soporte,
instalación) de Accenture. Si es necesario, GRUPO BIMBOserá responsable de su
compra, adquisición e instalación.
Gestión
del Programa
• Se asume la existencia de un Equipo
Ejecutivo o el Comité Directivo, formado por representantes de GRUPO BIMBOy
Accenture. Los miembros de este grupo deben
tener la autoridad para tomar decisiones relacionadas con los temas
pendientes en el proyecto y deben participar activamente en la ejecución del
proyecto. La Gestión de Proyectos (GRUPO BIMBOy Accenture) será responsable de
la asignación de los recursos y las actividades de acuerdo con el cronograma
del proyecto.
• La
Gestión de Proyectos debe contar con el patrocinio adecuado para el
proyecto. Este equipo tendrá la autonomía para presentar el estado de los proyectos
al Comité Ejecutivo. Usando un adecuado proceso de gestión de proyectos cualquier asunto del proyecto será manejado y escalado.
• Accenture, como parte del PMO, identificará
y comunicará los posibles riesgos derivados de dichas actividades y programas
que, de no estar bajo la responsabilidad de Accenture, no fueron ejecutados.
Accenture no aceptará responsabilidad alguna derivada de las actividades
omitidas que ponen en peligro las restricciones del proyecto (tiempo, costo,
calidad, etc.)
• PMO evaluará el impacto de las restricciones
del proyecto derivados de la falta de recursos por Grupo Bimbo, para lo cual
será notificado al Comité Ejecutivo para la toma de una decisión inmediata.
Esta propuesta no está considerando las demoras de GRUPO BIMBOo interrupciones
del proyecto, que en el caso de que ocurra, el costo adicional y el tiempo
serán negociados en relación al control de cambios correspondiente.
• Fuera del alcance de las actividades del
proyecto que dependen de los insumos del proyecto, seguirá el mismo plan de
acción y proporcionará la información o los recursos en el plazo previsto.
• GRUPO BIMBOserá responsable de los costes y
beneficios estimados que se han incluido en su caso de negocio.
• Los entregables se realizarán en idioma
español.
Gestión
del Cambio
• Comunicación:
• Los gastos relacionados con la producción de
materiales de comunicación como carteles, boletines, pendones, etc. serán
cubiertos por GRUPO BIMBO. Los materiales y audiencias serán definidos en el
plan de comunicación.
• La traducción y tropicalización de
materiales de comunicación para las distintas regiones, cuando sea requerida,
será ejecutada por GRUPO BIMBO.
• GRUPO BIMBO será responsable de permear la
comunicación del proyecto a través de sus medios institucionales.
• Para la definición de audiencias de
comunicación se deberá contar con el apoyo de los usuarios clave y líderes de
áreas estratégicas.
• Organización
• Los roles de ORACLE se tomarán de los
modelos de mejores prácticas de Accenture y será responsabilidad de GRUPO BIMBO,
a través de los usuarios clave y los líderes funcionales, mapearlos a las
tareas definidas en el diseño de procesos.
• Se requerirá la intervención de usuarios
clave y líderes de GRUPO BIMBO para la ejecución del análisis de impacto
detallado.
• Capacitación:
• La reproducción de guías, manuales y otros
materiales de capacitación y soporte al desempeño correrá por cuenta de GRUPO
BIMBO.
• En caso de que sea necesaria la instalación
de los materiales en algún servidor administrador de contenidos, será
responsabilidad de GRUPO BIMBO su gestión e instalación.
Conversión
de datos
• GRUPO BIMBOcon el soporte de Accenture será
responsable de desarrollar la estrategia de conversión, la cual deberá contener
por lo menos la estrategia de conversión y migración de datos (manual o
automática), deberá identificar las fuentes de datos y los requisitos de
limpieza.
• Grupo Bimbo, con el conocimiento de su propia
información, será responsable de identificar y validar los criterios de control
y procesos para la conversión de los datos.
• Accenture se encargará de dar todas las
características de los datos necesarios para la carga de datos en Oracle
• GRUPO BIMBOserá responsable de un modelo de
gestión de datos maestros para los criterios de homologación y la carga de
catálogo.
• La limpieza y homologación de los datos
maestros deben ser llevadas a cabo por Grupo Bimbo
• GRUPO BIMBOserá responsable de la limpieza de
datos históricos y su integración con la nueva aplicación.
• GRUPO BIMBOserá responsable de desarrollar
los programas de extracción y carga de datos tanto a sus sistemas legados como
a Oracle, apalancando toda su experiencia a este respecto.
• GRUPO BIMBOserá responsable de definir los
estándares y catálogos requeridos por os diseños de procesos para la correcta
integración entre procesos.
• Hay un límite de 3 días para corregir
cualquier problema en los errores de extracción o de una limpieza deficiente o
de traducción de datos.
• GRUPO BIMBOserá responsable del
mantenimiento de los datos maestros durante el proyecto.
10. DURACION DE LOS SERVICIOS
Los Servicios serán prestados del 3 de Marzo del
2014 al 24 de Abril del 2014, conforme al plan de trabajo detallado en la
Propuesta.
11. Resumen de costos
Propuesta Económica
Proyecto DiseñoBase del proyecto PIAM
|
Propuesta Económica
Proyecto DiseñoBase del proyecto PIAM |
Considerando nuestro interés en desarrollar una
relación de largo plazo con Grupo Bimbo presentamos un descuento adicional a
otorgar si Accenture fuera favorecido con la continuidad de la implementación
del Proyecto PIAM para OB con asignación directa quedando de la siguiente
forma:
Si el proyecto tiene una duración hasta 6 semanas y
se consiguen los objetivos planteados el costo final será:
Para este caso la presentación de las facturas a
Bimbo para su pago se realizarán de acuerdo al siguiente Calendario:
24 de Marzo 2014 50 % del importe total.
18 de Abril del 2014 50 % Restante una vez que
se dé el cumplimiento de los siguientes entregables:
·
Estrategia de Implementación de la PIAM
·
Análisis de interdependencias con otros proyectos de
OB.
·
Escenarios de Implementación de la PIAM
·
Estimación de los esfuerzos de implementación:
o
Demantra
(demand management, advanced forecasting,real time S&OP)
o
Ajustes a Aplicaciones Actuales de OB. (IO, SNO,
ASCP) (ajustes a sistemas actuales Bimbo: ERP, DSD, CPD, etc.).
o
Estandarización, Depuración y Complemento de datos
(prerrequisitos).
o
Esfuerzo de Integración de Aplicaciones en OB.
o
Inversión en Infraestructura y soporte requerido para
la operación de la PIAM.
·
Caso de negocio actualizado
Si no se concluye
en la semana 6 y los trabajos requieren recursos adicionales y concluye
en las semanas 7 -8 estos serán facturados por separado (conforme se incurra)
considerando el tabulador de recursos de Largo Plazo negociados con Grupo Bimbo
con un tope máximo igual al descuento propuesto es decir el total no excedería
6,950,000.
Para este caso la presentación de las facturas a
Bimbo para su pago se realizarán de acuerdo al siguiente Calendario:
24 de Marzo 2014 50 % del importe total.
30 de Abril del 2014 50 % Restante una vez que
se dé el cumplimiento de los entregables
conforme se detalla en la Propuesta, a los costos resumidos en la tabla
siguiente:
Si se requirieran recursos adicionales a los
presentados en esta propuesta o un mayor tiempo de asignación (> 9 semanas)
de los recursos asignados al proyecto, estos serán facturados por separado
(conforme se incurra) considerando el tabulador de recursos de Largo Plazo
negociados con Grupo Bimbo.
En caso de que Accenture S.C. no sea favorecido con
la continuidad de la implementación del Proyecto PIAM para OB, esta deberá
pagar a Accenture la diferencia de $2´855,484 (Dos Millones Ochocientos
Cincuenta y Cinco Mil Cuatrocientos Ochenta y Cuatro pesos 00/100 m.n.) como
pago complementario por el trabajo realizado.
Los precios no incluyen el importe del Impuesto al
Valor Agregado (IVA) ni cualquier otra clase de impuesto aplicable a los
conceptos listados.
Los precios son expresados en pesos mexicanos y se deberán
pagar en esta moneda.
LA PRESTADORA DE SERVICIO deberá entregar la factura
correspondiente, la cual deberá estar acompañada de la carta de aceptación de
servicios emitida por el Cliente, misma
que indicará la Filial de Grupo Bimbo, S.A.B de C.V. a quien deberá ser emitida
la factura
Los precios no incluyen impuestos, al momento de
facturar, se adicionaran los impuestos que de acuerdo a la ley correspondan.
Las facturas
serán pagadas dentro de los treinta (30) días siguientes a la entrega de la
factura.
Los gastos generados por viáticos (transportación
foránea, transportación local, hospedaje y alimentación) deberán ser autorizados previamente por EL
CLIENTE, en relación a la política de viajes de Grupo Bimbo S.A.B de C.V.
12. TÉRMINOS
Ambas partes acuerdan aclarar cualquier duda que pudiese existir con
relación a las abreviaturas y términos técnicos usados en este documento.
Los términos que se encuentren definidos en el Contrato, a los que no se
les otorgue un significado diferente en el presente Anexo Técnico, se entenderá
que mantienen el significado que les es otorgado en el Contrato.
13. MODIFICACIONES
Cualquier cambio o modificación que las partes deseen
realizar a este Anexo lo deberán hacer por escrito firmado por los
representantes autorizados por las partes.
El presente Anexo se sujeta a las declaraciones y
cláusulas del Contrato.
Las partes firman este Anexo el [día] de [mes] de [año].
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Accenture S.C.
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Corporativo Bimbo, S. A. De C.V.
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Charles Ball Zonensein
Representante Legal
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Miguel Arellano Carrillo
Representante Legal
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Testigos
Accenture S.C.
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Corporativo Bimbo, S. A. De C.V.
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Luis M. Gomezchico
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Abel de Jesús Terán Martínez
Subdirector de Sistemas
Corporativo Bimbo, S. A. De C.V.
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Francisco Javier Puente Ruiz.
Gerente de Sistemas Logística
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